10 نکته برای تهیه برنامه زمانبندی کاربردی

بابک گلپریان آزمون PMP, ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, مدیریت پروژه Leave a Comment

موفقیت یک پروژه به وجود برنامه زمانبندی تفصیلی جامع و قابل اتکا (و صد البته مصوب) بستگی دارد. برنامه ای که به خوبی نشان دهد هر کاری چقدر به سایر فعالیت های پروژه بستگی دارد، در چه زمانی انجام می شود و چقدر طول می کشد.

وجود برنامه زمانبندی با رویکردی سیستماتیک، مسیر اجرای پروژه را روشن می کند، شاخصی برای سنجش میزان پیشبرد پروژه ارائه می دهد، منجر به شناسایی مشکلات و موانع احتمالی بر سر راه پروژه شده و ارائه سریع راه حل را ممکن می سازد.

وجود برنامه، مسئولیت پذیری و پاسخگویی را در تمامی سطوح افزایش می دهد. برنامه زمانبندی (Project Schedule) توالی زمانی فعالیت های پروژه را در طول اجرای آن فراهم میکند و به همه اعضای تیم پروژه در درک پیش نیاز های لازم جهت تحقق وقایع کلیدی پروژه (Milestones) کمک می کند.

برنامه زمانبندی همچنین ابزاریست که به کمک آن می توان بودجه مورد نیاز پروژه را برآورد نمود و خط مبنایی (Baseline) برای بودجه پروژه (بر مبنای زمان) ایجاد کرد. (چگونه رویه هماهنگی و ارتباطات کارآمد داشته باشیم)

وجود برنامه زمانبندی برای سبک سنگین کردن پارامتر های اصلی پروژه از قبیل هزینه، محدوده و محتوای کار(Project Scope)، کیفیت، زمان، ریسک ها و … لازم است. علاوه بر آن به مدیر پروژه کمک می کند تا بین ترتیب و نحوه انجام فعالیت های پروژه تصمیم گیری کند، میزان انعطاف پذیری زمان اجرای پروژه را بر مبنای منابعی که در دسترس دارد محاسبه کند، اثرات تصمیمات گرفته شده یا نشده مدیریتی بر رویدادها را پیشبینی و مشاهده کند و همچنین جهت کاهش ریسک های پروژه، نسبت به تخصیص زمان برای رویدادهایی که در آینده ممکن است اتفاق بیافتد، اقدام کند.

تنها با کمک برنامه است که می توان تاثیر تغییرات (اضافه و کم کردن فعالیت ها و کار های جدید) را بر زمان و هزینه نهایی پروژه محاسبه کرد. در واقع برنامه زمانبندی ابزاری کلیدی جهت بررسی و اظهار نظر در خصوص تاثیر تغییرات پیشنهادی بر روی زمان خاتمه پروژه می باشد. وجود برنامه زمانبندی (به دلایل مختلف) می بایست برای پروژه ها و برنامه ها و پورتفولیو های دولتی یک الزام باشد.مطابق برنامه زمانبندی

– در ادامه به ۱۰ رویکرد ایده آلی (Best Practice) که جهت تهیه برنامه زمان بندی با کیفیت و قابل اتکا به آنها نیاز داریم، اشاره می کنیم:

  • ۱. شامل تمامی فعالیت های پروژه:

برنامه زمانبندی  می بایست نمایانگر تمامی فعالیت هایی که در ساختار شکست کار(WBS: Work Breakdown Structure) پروژه آمده است باشد و تمامی آنها را در بر بگیرد. در واقع برنامه زمانبندی به طور تفصیلی شامل تمام کارهایی است که برای تحقق اهداف اصلی پروژه لازم است. خواه این فعالیت ها مربوط به کارفرما باشد، خواه پیمانکاران.

  • ۲. وجود ارتباطات میان تمامی فعالیت ها:

برنامه زمانبندی باید طوری برنامه ریزی شود که رویداد های کلیدی پروژه (Project Milestones) در سر زمان های خود قابل اجرا باشند. برای این کار به ارتباطات منطقی میان فعالیت ها نیاز داریم. فعالیت هایی که توالی انجام آنها طوری چیده شده اند که در واقعیت، قابلیت اجرا داشته باشند. در واقع تمامی “فعالیت هایی که تنها زمانی میتوانند شروع شوند که پیش نیازی آنها به انجام برسند(Successor)” و همچنین “آنهایی که می بایست تکمیل شوند تا پس نیازی آنها بتوانند شروع شوند (Predecessor)” باید شناسایی گردند.

 قیود زمانی(Constraints)، تاخیرات(Prolongation, Delays) و فاصله های زمانی انجام فعالیت ها (Lags) باید تا حد امکان به حداقل برسند و یا وجودشان توجیه شده و شناسایی گردند. این امر باعث می شود نسبت به اینکه در پروژه چه فعالیت هایی می بایست با چه ترتیبی جهت “رخ دادن یک رویداد در زمان برنامه ریزی شده” انجام شوند اطمینان حاصل کنیم و در نتیجه از آن رویداد ها به عنوان ابزاری برای سنجش میزان پیشرفت و راهنمای روند اجرای پروژه استفاده کنیم. (Milestone lists)

  • ۳. تخصیص منابع به تمامی فعالیت ها:

برنامه زمانبندی  می بایست نمایانگر منابع مورد نیاز پروژه (مصالح، ماشین آلات، انسانی، بالاسری…) و زمان نیاز آنها باشد. زمان در دسترس بودن منابع و محدودیت های مالی باید در برنامه لحاظ شوند.

  • ۴. زمان اجرای واقعی و اجرایی برای فعالیت ها:

در برنامه زمانبندی می بایست زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت به “طور منطقی و قابل اجرا” (Realistic) لحاظ شود. پس از آنکه که مدت اجرای فعالیت ها به درستی تخمین زده شد، هزینه اجرای فعالیت را نیز (با همان منطق) محاسبه نمود. مدت اجرای کارها باید تا حد امکان کوتاه و دست یافتنی باشند. برنامه زمانبندی از زمان های طولانی تر در سطوح بالای برنامه آغاز و تا بسته های کاری و فعالیت های خاص (سطوح پایین تر) شکسته می شود.

  • ۵. همخوانی برنامه به صورت افقی و عمودی:

برنامه تفصیلی باید به صورت افقی قابل رد یابی باشد، بدین معنی که “نتایج حاصله” باید با ترتیب و توالی کار های لازم جهت انجام آنها همخوانی داشته باشند. به این کار به اصطلاح “دست به دست کردن” چیدمان و بررسی ارتباطات میان فعالیت ها، جهت کسب نتیجه می گویند.

برنامه تفصیلی یکپارچه (The Integrated Master Schedule :IMS) می بایست به صورت عمودی نیز قابل رد یابی باشد. بدین معنی که هر سطح برنامه با فعالیت های زیر مجموعه (و تکمیل کننده) آن باید همخوان باشد.

نحوه چیدمان سطوح مختلف برنامه و دسته بندی های گوناگون آنها با رویکرد های مختلف، منجر به ایجاد گزارشات متنوعی از وضعیت پروژه می گردد.

  • ۶. تایید درست و منطقی بودن مسیر بحرانی پروژه:

جهت بررسی اثر تغییرات احتمالی پروژه روی فعالیت ها و رویداد ها و زمان انتهایی آنها، بدست آوردن مسیر بحرانی “منطقی و صحیح” لازم است. به واسطه مسیر بحرانی است که میتوان زودترین زمان خاتمه پروژه را تخمین زد و بر روی فعالیت هایی که می توانند منجر موفقیت و یا شکست احتمالی پروژه شوند تمرکز بیشتری نمود.

  • ۷. حصول اطمینان از وجود شناوری منطقی در پروژه:

برنامه زمانبندی می تواند منجر به شناسایی شناوری (Slack or Float) منطقی فعالیت ها گردد. (مقدار زمانی که فعالیت پیش نیازی میتواند جابجا گردد بدون اینکه این تغییر بر روی زمان انتهایی پروژه تاثیری داشته باشد). به این ترتیب میزان انعطاف پذیری برنامه بدست می آید. شناوری زیاد نشان می دهد که که مسیر یا فعالیت ها میتوانند با تاخیراتی روبرو شوند بدون اینکه زمان انتهای پروژه را تهدید کنند.

میزان این تاخیرات به پارامتر های گوناگونی بستگی دارند. از جمله قیود زمانی موجود در برنامه، ناشناخته های موجود در زمان های برنامه ریزی شده و …، اما شناوری کل تخمینی منطقی در این خصوص به ما می دهد. واضح است که فعالیت های روی مسیر بحرانی کمترین شناوری را دارند. (شناوری صفر)

  • ۸. آنالیز ریسک های برنامه زمانبندی:

با آنالیز ریسک برنامه زمانبندی می توان (تا حد لازم) از احتمال وقوع رویدادهای کلیدی پروژه در زمان های برنامه ریزی شده اطمینان حاصل نمود(با کمک شبیه سازی). مقدار زمان ذخیره و مورد نیاز برای کارهای پیش بینی نشده را تخمین زد و در نتیجه این آنالیز در انتها خط مبنایی (Baseline) منطقی تر (با لحاظ زمان های ذخیره در برنامه) بدست آورد. 

on-track

  • ۹. به روز رسانی مداوم برنامه زمانبندی با استفاده از پیشرفت واقعی:

به روز رسانی مداوم برنامه زمان بندی، تخمینی واقعی از زمان شروع و خاتمه فعالیت های برنامه ای ایجاد می کند. در هر دوره به روز رسانی، پیروی از منطق برنامه (ارتباطات میان فعالیت ها و …) جهت نمایش وضعیت واقعی پروژه لازم است. جهت حصول اطمینان از صحت به روز رسانی برنامه زمانبندی و حفظ یکپارچگی آن، افراد مسئول می بایست علاوه بر آشنایی کامل با اصول برنامه ریزی و متد مسیر بحرانی به نرم افزار برنامه ریزی مورد استفاده نیز مسلط باشند.

  • ۱۰. حفظ خط مبنای برنامه زمانبندی پروژه:

خط مبنای پروژه در واقع پایه و اساس مدیریت محدوده و محتوای پروژه است (Project Scope). خط مبنا زمان، منابع  و بودجه مورد نیاز جهت تحقق اهداف پروژه را نشان می دهد. خط مبنای پروژه در واقع نماینگر زمان واقعی (پیش فرض) اختتام پروژه است.

مبنایی که بر اساس آن می توان تغییرات را محاسبه کرد، بر اجرای پروژه نظارت نمود، پیشرفت پروژه را اندازه گرفت و گزارشات متنوعی تهیه کرد. در صورت بروز هر گونه جابجایی در حین اجرای کار ها (تغییر)، با بررسی و مقایسه مداوم برنامه و خط مبنا، میتوان میزان اثر تغییرات بر پروژه و کارها در پایین ترین سطح پروژه را نشان داد.

 خط مبنا، در واقع رویکرد اصلی اجرای پروژه را شرح میدهدو در بر گیرنده مفروضات و قوانین و محدودیت های اصلی پروژه می باشد(Ground Rules, Assumptions ,Constraints).

این ۱۰ مورد نمایانگر مفاهیم کلیدی و  بهترین شیوه ها (Best Practice)  جهت تهیه برنامه زمانبندی قابل اتکا و صحیح می باشند و هیچ ترتیب و اولویتی نسبت به هم ندارند. لازم است فراموش نکنیم “هیچ رویه و ترتیب ثابت و استانداردی” برای تهیه برنامه زمانبندی نیست.

یک نمونه رویه پیشنهادی جهت تهیه برنامه زمانبندی

یک نمونه پیشنهادی رویه تهیه برنامه زمانبندی پروژه

شاید تا کنون به این مساله فکر کرده اید که چرا در سیستمی، سازمانی و یا مملکتی، مدیران به برنامه زمانبندی  پروژه ها بها نمیدهند، چرا وجود برنامه زمانبندی را جدی نمی گیرند و به عنوان یک “ویترین” با آن برخورد می کنند.

شاید با کمی تامل بتوان به نتایج حاصل شده (تا کنون) در آن پروژه ها رجوع کرد. پروژه هایی با زمان های انتهایی باز، بودجه هایی که هیچ تناسبی با منابع تخصیص داده شده ابتدایی آنها ندارند، طرح های شکست خورده ای که با گذشت زمان توجیه پذیری خود را از دست داده اند و تاوان های سنگین مالی برای مجموعه های خود دارند.

نمونه در این باب بسیاراند و هر کدام از ما در هر شاخه ای که کار میکنیم بالاخره با پروژه ای برخورد داشته ایم که  از نبود برنامه ریزی صحیح و عدم باور اهمیت آن رنج برده و آسیب دیده اند. (البته به شخصه امیدوارم که اینطور نبوده باشد!) وظیفه ماست که این رویکرد را تغییر دهیم و هرگاه در جریانی معیوب قرار میگیریم بجای همراهی بی قید و شرط، آن را به طور آهسته و پیوسته بهبود ببخشیم.

جمع آوری، ترجمه و تالیف

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *