چرا به تحلیل کسب و کار نیاز داریم؟

بابک گلپریان آزمون PMP, ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, مدیریت پروژه Leave a Comment

برای یافتن پاسخ به اینکه چرا تحلیل کسب و کار انجام میدهیم ابتدا باید واژه Business Analysis یا BA را تعریف کنیم:

به طور خلاصه آنالیز کسب و کار مجموعه کارهایی است که برای شناسایی الزامات تجاری و ارائه راهکارهای متناسب با آن و همچنین استخراج اطلاعات، مستند کردن آنها و مدیریت این خواسته ها انجام می دهیم.

آنالیز کسب و کار به کارگیری مجموعه ای از دانش ها، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در راستای موارد ذیل می باشد:

  • تخمین زدن مشکلات و دشواری های پیش رو و شناسایی الزامات کسب و کار
  • شناسایی و پیشنهاد راهکارهای عملی و اجرایی جهت تحقق آن خواسته ها
  • کسب اطلاعات لازم، مستند سازی آنها و مدیریت ذی نفعان و خواسته های شان، جهت حصول اطمینان از تحقق اهداف کسب و کار و پروژه
  • تسهیل در اجرای موفق پروژه و کسب نتیجه مطلوب ( سرویس ، خدمات و …)

(به نقل از کتاب راهنمای تحلیل کسب و کار برای متخصصین “BA For Practitioners Practice Guide” که توسط انستیتوی مدیریت پروژه “PMI” منتشر شده است.)

جهت تکمیل تعاریف: ذی نفع در لغت به معنی نفع داشتن در کاری می باشد.

Stakeholder Management
به واقع در یک پروژه می توان گفت ذی نفع هر کسی است که از انجام پروژه اثر می گیرد و یا پروژه بر روی او اثر می گذارد. این اثر خواه مثبت و دلخواه باشد و خواه منفی و نا مطلوب. مدیریت ذی نفعان: فرایند هایی را شامل می شود که در راستای برآورد آمال و خواسته های ذی نفعان پروژه هستند. (PMBOK 5th)

رجوع شود به : چک لیست مدیریت ذی نفعان – Stakeholder Management

  • اهمیت تحلیل کسب و کار در سازمان از چه بابت است؟

در تعامل نبودن  مدیران پروژه و آنالیزور های کسب و کار اثرات ملموس و غیر ملموسی بر موفقیت پروژه دارد. وقتی هم افزایی لازم بین این دو وجود نداشته باشد خطاهای مشهو و نواقصی در پروژه بوجود می آید، کارهای بحرانی و اساسی از قلم می افتند و دوباره کاری، اضافه کاری و تکرار در عملیات و فعالیت های پروژه اتفاق می افتد.(Scope Creep) ذی نفعان دچار سردرگمی می گردند و تیم پروژه نمی تواند در بهینه ترین حالت ممکن بهره ور باشد.

برداشتن گام های اجرایی جهت پر کردن خلا موجود بین مدیران پروژه و تحلیلگران کسب و کار، گامی مهم در راستای بهبود پیشرفت پروژه ها و در نتیجه موفقیت سازمان خواهد بود.

در خیلی از سازمان ها، تحلیل کسب و کار، وابسته به اجرای پروژه نیست. به همین دلیل است که خیلی از پروژه ها به آن هدفی که که به واسطه آن تعریف و آغاز می شوند نمی رسند. طبق گزارش انستیتوی مدیریت پروژه آمریکا (PMI) در سال ۲۰۱۴:

  • در یک سال گذشته تنها ۶۴% پروژه ها موفق شدند به اهداف اصلی کسب و کاری و تجاری خود برسند.
  • در یک سال گذشته، ۱۶% پروژه هایی که شروع شدند محکوم به شکست بودند.
  • دلیل اصلی شکست ۳۷% پروژه ها در سازمان ها، نقص در شناسایی نیاز ها، خواسته ها و دلیل (یکی از دلایل) اصلی عدم موفقیت پروژه هاست.
  • مدیریت ضعیف خواسته ها، دومین دلیلی اصلی شکست پروژه هاست و اولین و اصلی ترین دلیل شناسایی شده، تغییر اولویت های سازمان ها می باشد.

رجوع کنید به : فاکتورهای موفقیت پروژه – PSF

این تحقیق به روشنی نشان می دهد که سازمان ها به دلیل ضعف در شناسایی نیازها اصلی و تشریح هدف های واضح و مشخص کسب و کار، با مشکلات عدیده ای در پروژه های خود دست و پنجه نرم می کنند.

تعیین این اهداف، و شفاف سازی محدوده و محتوای اصلی و خواسته های اصلی پروژه از جمله اقداماتی است که می بایست در تحلیل کسب و کار (به درستی!) انجام شود.

هم اکنون سازمان هایی که در تحلیل کسب و کار خود به بلوغ رسیده اند به طور چشمگیری شانس موفقیت پروژه های خود را افزایش داده اند و آنهایی هم که به این کار بها نداده اند در حال پرداخت مستمر هزینه های ناشی از این قصور هستند.

آنالیز کسب و کار

حال در پاسخ به چرایی و اهمیت تحلیل در تجارت و کسب و کار باید گفت:

هر گاه تحلیل کسب و کار در سازمان ها به درستی انجام شود و با توجه به اثر و اهمیتش در جایگاه درست و اصلی خود را قرار بگیرد، این مزایا را برای برنامه ها (Programs) و پروژه ها (Projects) و محصولات (Products) سازمان ها خواهد داشت:

  • شناسایی دقیق نیازمندی های پروژه و اهداف اصلی آن که منجر به تولید محصولات و خدماتی می گردد که پاسخگوی نیاز و خواسته های مشتری آنهاست.
  • ذی نفعان اصلی بیشتر در جریان کار قرار می گیرند، مشارکت می کنند و به آن متعهد خواهند بود، در نتیجه مدیریت خواسته های آنها بهتر انجام می گیرد. که خود از دغدغه های اصلی پروژه هاست.
  • احتمال اینکه پروژه ها با تخمین های واقعی تر، به تعهدات زمانی و هزینه ای و کیفی خود پایبند بمانند بسیار بیشتر خواهد بود.
  • نتیجه این پروژه های تعریف شده، برای سازمان ارزش افزوده ایجاد خواهد کرد و در نتیجه خواسته سرمایه گذاران بر آورده می گردد.
  • سازمان ها با کسب تجربه، مهارت و شایستگی خود در این زمینه برای آینده و پروژه های آتی ارتقا می دهند.

 

 

گرداوری و نگارش

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *