برای یافتن پاسخ به اینکه چرا تحلیل کسب و کار انجام میدهیم ابتدا باید واژه Business Analysis یا BA را تعریف کنیم:
به طور خلاصه آنالیز کسب و کار مجموعه کارهایی است که برای شناسایی الزامات تجاری و ارائه راهکارهای متناسب با آن و همچنین استخراج اطلاعات، مستند کردن آنها و مدیریت این خواسته ها انجام می دهیم.
آنالیز کسب و کار به کارگیری مجموعه ای از دانش ها، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در راستای موارد ذیل می باشد:
- تخمین زدن مشکلات و دشواری های پیش رو و شناسایی الزامات کسب و کار
- شناسایی و پیشنهاد راهکارهای عملی و اجرایی جهت تحقق آن خواسته ها
- کسب اطلاعات لازم، مستند سازی آنها و مدیریت ذی نفعان و خواسته های شان، جهت حصول اطمینان از تحقق اهداف کسب و کار و پروژه
- تسهیل در اجرای موفق پروژه و کسب نتیجه مطلوب ( سرویس ، خدمات و …)
(به نقل از کتاب راهنمای تحلیل کسب و کار برای متخصصین “BA For Practitioners Practice Guide” که توسط انستیتوی مدیریت پروژه “PMI” منتشر شده است.)
جهت تکمیل تعاریف: ذی نفع در لغت به معنی نفع داشتن در کاری می باشد.
رجوع شود به : چک لیست مدیریت ذی نفعان – Stakeholder Management
-
اهمیت تحلیل کسب و کار در سازمان از چه بابت است؟
در تعامل نبودن مدیران پروژه و آنالیزور های کسب و کار اثرات ملموس و غیر ملموسی بر موفقیت پروژه دارد. وقتی هم افزایی لازم بین این دو وجود نداشته باشد خطاهای مشهو و نواقصی در پروژه بوجود می آید، کارهای بحرانی و اساسی از قلم می افتند و دوباره کاری، اضافه کاری و تکرار در عملیات و فعالیت های پروژه اتفاق می افتد.(Scope Creep) ذی نفعان دچار سردرگمی می گردند و تیم پروژه نمی تواند در بهینه ترین حالت ممکن بهره ور باشد.
برداشتن گام های اجرایی جهت پر کردن خلا موجود بین مدیران پروژه و تحلیلگران کسب و کار، گامی مهم در راستای بهبود پیشرفت پروژه ها و در نتیجه موفقیت سازمان خواهد بود.
در خیلی از سازمان ها، تحلیل کسب و کار، وابسته به اجرای پروژه نیست. به همین دلیل است که خیلی از پروژه ها به آن هدفی که که به واسطه آن تعریف و آغاز می شوند نمی رسند. طبق گزارش انستیتوی مدیریت پروژه آمریکا (PMI) در سال ۲۰۱۴:
- در یک سال گذشته تنها ۶۴% پروژه ها موفق شدند به اهداف اصلی کسب و کاری و تجاری خود برسند.
- در یک سال گذشته، ۱۶% پروژه هایی که شروع شدند محکوم به شکست بودند.
- دلیل اصلی شکست ۳۷% پروژه ها در سازمان ها، نقص در شناسایی نیاز ها، خواسته ها و دلیل (یکی از دلایل) اصلی عدم موفقیت پروژه هاست.
- مدیریت ضعیف خواسته ها، دومین دلیلی اصلی شکست پروژه هاست و اولین و اصلی ترین دلیل شناسایی شده، تغییر اولویت های سازمان ها می باشد.
رجوع کنید به : فاکتورهای موفقیت پروژه – PSF
این تحقیق به روشنی نشان می دهد که سازمان ها به دلیل ضعف در شناسایی نیازها اصلی و تشریح هدف های واضح و مشخص کسب و کار، با مشکلات عدیده ای در پروژه های خود دست و پنجه نرم می کنند.
تعیین این اهداف، و شفاف سازی محدوده و محتوای اصلی و خواسته های اصلی پروژه از جمله اقداماتی است که می بایست در تحلیل کسب و کار (به درستی!) انجام شود.
هم اکنون سازمان هایی که در تحلیل کسب و کار خود به بلوغ رسیده اند به طور چشمگیری شانس موفقیت پروژه های خود را افزایش داده اند و آنهایی هم که به این کار بها نداده اند در حال پرداخت مستمر هزینه های ناشی از این قصور هستند.
حال در پاسخ به چرایی و اهمیت تحلیل در تجارت و کسب و کار باید گفت:
هر گاه تحلیل کسب و کار در سازمان ها به درستی انجام شود و با توجه به اثر و اهمیتش در جایگاه درست و اصلی خود را قرار بگیرد، این مزایا را برای برنامه ها (Programs) و پروژه ها (Projects) و محصولات (Products) سازمان ها خواهد داشت:
- شناسایی دقیق نیازمندی های پروژه و اهداف اصلی آن که منجر به تولید محصولات و خدماتی می گردد که پاسخگوی نیاز و خواسته های مشتری آنهاست.
- ذی نفعان اصلی بیشتر در جریان کار قرار می گیرند، مشارکت می کنند و به آن متعهد خواهند بود، در نتیجه مدیریت خواسته های آنها بهتر انجام می گیرد. که خود از دغدغه های اصلی پروژه هاست.
- احتمال اینکه پروژه ها با تخمین های واقعی تر، به تعهدات زمانی و هزینه ای و کیفی خود پایبند بمانند بسیار بیشتر خواهد بود.
- نتیجه این پروژه های تعریف شده، برای سازمان ارزش افزوده ایجاد خواهد کرد و در نتیجه خواسته سرمایه گذاران بر آورده می گردد.
- سازمان ها با کسب تجربه، مهارت و شایستگی خود در این زمینه برای آینده و پروژه های آتی ارتقا می دهند.
گرداوری و نگارش
