مرحله بعدی: چگونه درست تخمین بزنیم؟

بابک گلپریان ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, مدیریت پروژه 1 Comment

احتمالا جمله های زیر را بارها و بارها شنیدیم و یا به کار برده ایم:

مشتری: این پروژه چقدر طول میکشه؟

مدیر پروژه:  پروژه راجع  به چیه؟

مشتری: به روزرسانی نسخه سیستم اطلاعاتی X

مدیر پروژه: میشه توضیح بیشتری در باره پروژه به من بدی؟

مشتری: دقیقا نمیدونم، بعدا به اون هم میرسیم، فعلا بگو اگه بخوایم این کار رو بکنیم حدودا چقدر طول میکشه؟

شاید این مساله برای شما خنده دار به نظر برسد. ولی بسیار پیش می آید که مدیران پروژه برای زمان دادن به پروژه هایی که اطلاعاتی از آن در اختیار ندارند تحت فشار قرار می گیرند  و این خود در نوع خود جالب است! مشکل اصلی اینجاست که مدیر پروژه هم بر اساس حدسیات و بر حسب تجربه ممکن است عددی را تخمین بزند، ولی همین زمان افسانه ای! در ذهن مشتری ثبت میشود و از آن به بعد شما را در قبال هرگونه تغییر آن مسئول خواهد دانست.

مدیر پروژه با تجربه اگر با مخاطرات و ریسک های برآورد کردن آشنا باشد، می تواند با چالش های آن کنار بیاید و مشتری و ذی نفعان را با واقعیت های اصلی اینگونه تخمین ها آشنا کند.

پنج راه برای جلوگیری از گیر افتادن در دام ارائه برآرودهای نادرست:

  • ۱. بجای عدد گفتن یک بازه را در نظر بگیرید.

عدد قطعی چیزیه که ممکنه در آینده روی سنگ حک بشه! بجای گفتن یک عدد قطعی یک بازه قابل قبول به مشتری بدهیم، مثلا ۳ ماه ± ۲۰ روز  یا مثلا ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان ± ۱۰ درصد، با این کار به مشتری و ذی نفعان، میزان اطمینان به ارقام ارائه شده را و میزان نزدیکی آنها به واقعیت را نشان میدهیم.

شاید نیاز باید سطح های مختلف برآورد کردن را به مشتری خود آموزش بدهید. به آنها بگویید که در ایتدای پروژه شما میتوانید یک تخمین کلی (rough estimate) به آنها ارائه دهید. این تخمین بازه ای معادل ±۵۰ درصد را در بر میگیرد. سپس به مرور بعد از آنکه اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید، میتوان تخمین را دقیق تر نمود ( تا ± ۱۰ درصد).

  • ۲. محدودیات و مفروضات پروژه را برای همه روشن کنیم.

خیلی از این مفروضات پایه و اساس تخمین های ما را تشکیل میدهند. و جالب است بدانیم که خیلی از اوقات به آنها بهای زیادی نمیدهیم و درک صحیحی از مفروضات پروژه خود و میزان اطمینان و تغییرات احتمالی آنها و اثرشان در پروژه نداریم.

مثلا فرض میکنیم که برای انجام عملیات طراحی پروژه X، نیروهای متخصص به اندازه کافی در اختیار خواهیم داشت. اپر به هر دلیل شرایط تغییر بکند، تمام برآورد های مارا دستخوش تغییر خواهد کرد. همینطور براورد قیمت کالاها، نرخ دلار در طول پروژه و به طور کل نرخ ارز و … ایده بدی نیست اگر در موارد لازم، به احتمال وقوع و تحقق مفروضات پروژه نیز بپردازیم و ریسک و فرصت هرکدام را بسنجیم.

  • ۳. از تکنیک های گوناگون تخمین زدن استفاده کنیم.

بعضی از مدیران پروژه در برآورد های خود از تکنیک Padding استفاده میکنند. به این معنی که برآورد های خود را با یک ضریب مثلا ۲ برابر در نظر میگیرند و در پروژه لحاظ میکنند. البته مشکل اصلی این روش این است که دیر یا زود بقیه از این  روش آگاه شده و تخمین های خود را نیز منطبق با برآورد شما و یا آنچه دوست دارند میدهند.   دفعه بعدی که میخواهید زمانی را نصف کنید و در برنامه بزارید بدانید که تیم شما نیز احتمالا از قبل ۲ برابر نیاز خود به شما برآورد کرده اند. میتوانید از تخمین های ۳ نقطه ای، روش PERT و … نتیجه قابل قبول تری بدست آورید.

  • ۴. چند متد محاسباتی را با هم ترکیب کنیم.

برای واقعی تر کردن تخمین های خود بهتر است از چند روش به صورت ترکیبی استفاده کنید، روشهای مانند تخمین از بالا به پایین (Top Down)، پایین به بالا (bottom up)، تخمین سه نقطه ای(three point estimate)، تخمین پارامتریک (Parametric estimating) و … سایر تکنیک های اشاره شده شده در استاندارد PMBOK. هر روش نقاط قوت و ضعف خود را دارد و میتوان با ترکیب و مقایسه هر کدام از نتایج به نتیجه مطلوب تری رسید. بهتر است در ایم میاز از تجربیات افراد مختلف، درس ها و نتایج پروژه های قبلی و … نیز استفاده نمود.

  • ۵. نتایج حاصله را پیگیری و مقایسه کنیم.

همه دوست دارند در ابتدا برآوردی در اختیار داشته باشند. ولی این تخمین چه فایده ای دارد اگر شما نتوانید توالی آن را دنبال کنید و نتایج بدست آمده را با پیشبینی های خود مقایسه کنید. گاهی اوقات برخی از این گونه برآورد ها تنها در ابتدای پروژه تهیه و ثبت میشوند و در طول پروژه به آنها رجوع نمیشود. تنها راهی که به مرور بتوان ّرآورد های خود را به وسیله آن بهبود بخشید و خطا های آن را کاهش داد داشتن سیستمی برای پیگیری و مقایسه نتایج حاصل از برآوردها می باشد.

طبعا در واقعیت تخمین دقیق آنچه که در آینده اتفاق خواهد افتاد بسیار دشوار خواهد بود. تخمین ها وقتی دقیق تر میشوند که به وقوع می پیوندند آنگاه خطای آنها محاسبه میگردد، روش تخمین اصلاح شده و بهبود می آیند، همگام با جمع آوری داده های بیشتر به روز و دقیق می گردد.

دفعه بعد وقتی از شما تخمینی برای پروژه خواستند، در این دام نیافتید! بجای آن از این فرصت برای آشنا کردن و همراه کردن ذی نفعان پروژه خود با روند محاسبات و برآورد کردن پروژه استفاده کنید تا آنها نیز با واقعیت های تخمین زدن آشنا گردند.

Golparian

 ترجمه: بابک گلپریان

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

نظرات 1

  1. سعیدمهدیان

    جناب مهندس ممنون از مطالب بسیار خوب شما
    بنده دانشجوی ترم سوم مدیریت پروژه و ساخت دانشگاه تهران هستم و حقیقتا در یک سال باقیمانده از دانشگاه قصد دارم مدرک pmp رو بگیرم ممنون میشم اگر نکاتی در مورد خواندن کتاب pmbok و ریتا در اختیار بنده بگذارید
    بازم ممنون از سایت خوبتون

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *