شش گام برای اینکه رویه هماهنگی و ارتباطات کارآمد داشته باشیم

بابک گلپریان درس آموخته ها, مدیریت پروژه 1 Comment

طبق تعریف استاندارد ۹۰ درصد کار یک مدیر پروژه، ارتباطات است!

  • در یک نظر سنجی منتشر شده توسطPMI networks نشان می دهد که ۵۵ درصد مدیران پروژه بر این باورند که ارتباطات موثر با ذی نفعان پروژه جزو  عوامل اصلی و حساس موفقیت/عدم موفقیت پروژه است.
  • در یک تحقیق منتشر شده که توسط PMI networks صورت گرفته، ۷.۵ درصد هزینه هایی که در پروژه می کنیم در معرض ریسک ارتباطات ضعیف و ناموثر قرار دارند.
  • در جایی دیگر، در یک بررسی انجام شده توسط یک موسسه، بیان شده ۱۴ % از وقت کارمندان در سازمان، به دلیل ارتباطات ضعیف تلف می شود. یعنی به طور تقریبی بیش از ۶.۵ ساعت در هفته، ۲۷ ساعت در ماه و ۳۲۲ ساعت در سال!

اگر ناگهان فقط برای چند روز صدایتان را از دست بدهید، تازه به میزان اهمیت داشتن یک رویه هماهنگی بی دردسر، کارا و موثر در پروژه پی می برید. وقتی که دیگر نمیتوانید با تیم خود “حرف” بزنید و باید ایده ها و هر آنچه در ذهن دارید روی کاغذ بیاورید. در جلسات همواره پای تخته باشید و مدام مطالب مختلف را به همه یادآوری کنید…

درست کردن یک برنامه موفق ارتباطات راهکاری را ارائه میدهد که در چه زمانی و چگونه ارتباطات صورت پذیرند. وقتی که صدایتان را از دست بدهید و نتوانید اطلاعات تیمتان را به روز کنید، پروژه شما آسیب خواهد دید، تیم شما سر در گم خواهد شد و هر تغییری در پروژه همه را شگفت زده خواهد کرد. فراموش نکنیم هر کوتاهی و نقص در رویه هماهنگی، میتواند به پروژه شما آسیب بزند.

با داشتن یک رویه هماهنگی مناسب، شما میتوانید از سوپرایز شدن جلوگیری کنید! و جلوی خیلی از کارهای اضافه و دوباره کاری ها را بگیرید. هم اکنون به ۶ راه جهت بهینه سازی رویه هماهنگی یا همان برنامه مدیریت ارتباطات در پروژه می پردازیم:

capture-attention

  • ۱. روشن کردن مقصود نهایی و رویکرد

مانند گزارش خلاصه اجرایی، طرح هدف نهایی اولین موردی است که باید به آن اشاره کنید. اگرچه پیشنهاد من اینست که آن را آخر سر درست کنید! چرا که به شما کمک میکند با نگاهی که به برنامه کلی تهیه شده دارید تمامی مواردی که در آن میخواهید اضافه کنید لحاظ کنید و آن را تکمیل نمایید. شما همچنین باید از روش اجرایی و قابل اجرا بودن برنامه خود نیز اطمینان حاصل کنید. در نهایت مهم نیست روی کاخذ موارد چقدر زیبا به نظر بیایند، چیزی که مهم است اجرایی بودن و نتیجه کار است.

  • ۲. تهیه لیستی از اهداف

همانند برنامه ریزی مقصد نهایی از تهیه این رویه، اهداف آن ممکن است خیلی واضح به نظر برسند: برای تسریع و تسهیل ارتباطات.

کمی وقت بگزارید و عمیق تر به موضوع نگاه کنید. ببینید چه مواردی میتوانید نام ببرید که دوست دارید با یک رویه هماهنگی و ارتباطات بدست آورید.

چند مثال ساده: (فراموش نکنیم که اهداف می بایست SMART باشند)

  1. بالا بردن سطح آگاهی از پروژه در حال انجام، در داخل و یا خارج از سازمان
  2. جلوگیری از پخش اطلاعاتی خاص به گروهی خاص
  3. بالا بردن مقبولیت پروژه بین تیم ها و کارمندان سازمان
  4. تسهیل پیگیری و ردیابی اوضای پروژه
  5. ایجاد بستری جهت برقراری ارتباط و بازخورد گرفتن از ذی نفعان
  6. و …
  • ۳. مطالعه، تحقیق و تعیین نقش ها

در داخل تیم های پروژه، قطعا نقش ها و وظایف گوناگونی تعریف میشوند، علاوه بر این در طول چرخه حیات پروژه با ذی نفعان گوناگون و با خواسته های متنوعی مواجه هستیم که هرکدام به نحوی با پروژه مرتبط می گردند. سعی کنید اطمینان حاصل کنید هر کس به نوبه خود، از مدیران گرفته تا منشی، در این رویه هماهنگی و ارتباطات نقشی داشته باشند و از مسئولیت های خود در قبال آن کاملا آگاه باشند.

طبیعتاً بعضی ها مسئولیت بیشتری نسبت به دیگران خواهند داشت، از طرفی انتظار میرود هر گروه در صورت لزوم و به هنگام نیاز ارتباط موثری را برقرار کنند.

  • ۴. تعیین متد ارتباطی

ابزار و متد مورد استفاده جهت ایجاد ارتباطات میتواند بسیار متغیر باشد. بعضی نیازمند ارائه پرزنتیشن هستند و بر گزاری جلسات برخی نیز توسط Email، SMS، گاهی نامه رسمی و …

لیستی از متد های مورد استفاده برای پروژه خود تهیه کنید، و بهتر است برای هر کدام فرمت استاندارد و مورد تایید خود را تهیه و تصویب نمایید. به خاطر داشته باشید که این کار باعص تسهیل و افزایش سرعت شما در پاسخ گویی و برقراری ارتباط می گردد و از دید مخاطب،استفاده از فرم های متحد الشکل برای ارتباط با تمامی افراد و ذی نفعان پروژه به شما کمک خواهد کرد…

بهتر است تا حد امکان از ابزاری استفاده کنیم که بتوانید از مخاطب پیام فیدبک بگیرید، در این صورت میتوانید نظر ( مثبت یا منفی) آنها را با استفاده از فیدبک خودشان برای بهبود پروژه استفاده کنید.

  • ۵. توجه به تکنولوژی در دسترس و مزایا و معایب هر کدام

برای انتخاب متد ارتباطی توجه به تکنولوژی و بستر های موجود در سازمان، و بین افراد مخاطب پیام داشته باشید. نمیتوانید با سرعت اینترنت پایین جلسات مجازی ترتیب دهید و انتظار داشته باشید نتیجه اثر بخشی داشته باشد. با سازمانی که از لحاظ امنیتی پروتکل های خاصی دارد از طریق اینترنت و با ایمیل ارتباط برقرار کردن مقدور نیست… و یا با ذی نفعان و سرمایه گزارانی که میانه خوبی با تکنولوژی ندارند متد مناسب حال و علاقه خودشان انتخاب کنید.

  • ۶. توجه بیشتر به ارتباطات اصلی و با اولویت بالا (High level)

برای ارتباطات اصلی خود و هماهنگی رویدادهای ارتباطی مهم، یک گام فراتر بردارید. هر چقدر ممکن است متد های ارتباطی و نقش های درون رویه هماهنگی را شفاف تر و کامل تر مشخص کنید. این میتواند شامل جلسات داخلی با کارکنان، گزارشات شرح وضعیت پروژه، گزارشات پیشرفت و … باشد. این گونه شما در واقع یک رفرنس جامع و کامل از اینگه چه چیزی، در چه زمانی و چگونه برای ارتباطات پروژه نیاز دارید خواهید داشت.

Golparian

  گرد آوری و ترجمه: بابک گلپریان

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

نظرات 1

  1. Pingback: 10 نکته برای تهیه برنامه زمانبندی قابل اتکا و صحیح - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *