مستندات مورد نیاز جهت ارائه در لایحه تاخیرات

بابک گلپریان ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, مدیریت پروژه 1 Comment

تعاریف مختلفی برای تاخیر وجود دارد، به عبارتی “انجام کار طولانی تر از زمان پیش بینی شده” را تاخیر می نامند. میتوان گفت که اکثر پروژه های اجرایی در تمام دنیا با تاخیر مواجه می شوند. مساله تاخیرات و به تبع آن، ادعاهای مرتبط تنها محدود به کشور های پیشرفته نیست و این مشکل در کشور های در حال توسعه نیز وجود دارد. در ایران نیز که جزو کشورهای در حال توسعه محسوب می شود، تاخیرات پروژه های اجرایی به طرز فاحشی بالاست. در سال ۱۳۸۵ برآورد شده که مدت زمان اجرای پروژه های ملی ایران ۲.۵ برابر مدت زمان جهانی است.

جهت مشاهده توضیح در خصوص تقسیم بندی انواع تاخیرات رجوع کنید بهنکاتی در صورت بروز تاخیر و ادعا

تقسیم بندی انواع مختلف تاخیرات

در اینجا با توجه به اهمیت تاخیرات و تاثیر آن بر انواع ادعا های زمانی و هزینه ای مرتبط با افزایش زمان و … به برخی مستندات مورد نیاز جهت ارائه در لایحه تاخیرات اشاره می گردد:

  1. خلاصه اطلاعات قراردادی پروژه به همراه ضمائم شامل:

    1. ارائه خلاصه آخرین وضعیت پیشرفت پروژه، (پیشرفت فیزیکی، ریالی)
    2. تعیین میزان تاخیر صورت گرفته تا زمان تهیه گزارش ( اعم از تاخیرات مجاز و غیر مجاز)
    3. ارائه آخرین نسخه برنامه زمان بندی مصوب
    4. مکاتبات (مرتبط) صورت گرفته بین طرفین
    5. گزارشات پروژه
    6. خلاصه اطلاعات مربوط به تاریخ و میزان ورود مصالح در تعهد کارفرما به پروژه
    7. خلاصه وضعیت مالی
  2. خلاصه ادعای پیمانکار شامل:

    1. برنامه زمان بندی به روز شده با ادعاهای پیمانکار و آماده داشتن نمودار همپوشانی تاخیرات
    2. جدول محاسبه تمدید درخواستی ناشی از تاخیر در پرداخت کارفرما ( با لحاظ همپوشانی تاخیرات مالی)
    3. لیست مکاتبات زمانی درخواست مدارک و اطلاعات و موارد در تعهد کارفرما (دستور کارها، نقشه ها، جزئیات اجرایی)
    4. لیست تغییرات اساسی نقشه های اجرایی ومشخصات فنی و تغییر مقادیر کار و اثر آنها (زمانی و مالی) به همراه مستندات
    5. لیست روزهای تعطیلی کارگاه به دلیل پیش آمد های جوی خارج از عرف و اتفاقات غیر قابل پیش بینی (شرایط جوی خارج از شرایط نرمال آمار تا ۲۰ سال گذشته)
    6. لیست همه ادعاهایی که موجب تطویل زمان اجرای فعالیت ها و تاخیر در شروع فعالیت ها شده اند. (به همراه مستندات)
    7. لیست تاخیرات کارفرما در تحویل مصالح در تعهد خود
    8. لیست تاخیرات به دلیل عدم تحویل وسایل تحویلی کارفرما

نکته: همپوشانی مدت زمان تمدید پیمان ناشی از تاخیر در پرداخت کارفرما و ادعای تاخیرات مجاز (غیر مالی) به صورت جداگانه محاسبه می شوند.

مستندات مربوط به ادعاهای غیر مالی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  1. گزارشات روزانه و مکاتبات مرتبط با تعطیلی کارگاه به دلایل خارج از اختیار پیمانکار و به دستور کارفرما و یا مشاور
  2. نامه های درخواست ابلاغ نقشه / رفع مشکل نقشه و یا دستور کار به پیمانکار – نامه های ابلاغ نقشه و یا دستور کار به پیمانکار
  3. نامه درخواست تایید ابلاغ قیمت های جدید – نامه ابلاغ قیمت های جدید
  4. نامه ابلاغ تغییرات صورت پروژه – اصلاحیه نقشه ها، دستور کارهای جدید و …

مستندات مربوط به ادعاهای مالی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  1. نامه تحویل صورت وضعیت به مشاور / دستگاه نظارت
  2. روکش صورت وضعیت تایید شده کارفرما
  3. تعیین تاریخ دقیق پرداخت کارفرما از روی کپی چک و یا هر سند مالی مورد تایید طرفین ( توجه: تاریخ رسید دریافت چک به منزله تاریخ پرداخت تلقی می شود.)
  4. نامه ارسال ضمانت نامه به کارفرما
  5. نامه تایید پرداخت پیش پرداخت
  6. صورت جلسه تحویل زمین/کارگاه

نکته: قاعدتا تطبیق تحویل/ عدم تحویل و تاریخ ارسالنامه ها، مدارک و مستندات با تاریخ های تسلیم آنها به دبیرخانه دفتر مشاور/نظارت/کارفرما انجام خواهد گرفت.

گرداوری و نگارش

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

نظرات 1

  1. Pingback: دلایل عمده بروز تاخیر و ادعا در پروژه ها - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *