چگونه بر تغییر در پروژه غلبه کنیم؟

بابک گلپریان درس آموخته ها, مدیریت عمومی, مدیریت پروژه 1 Comment

تغییر هیچگاه آسان نیست، اما اجتناب ناپذیر است. در دنیای حرفه ای، تغییر همان لحظه ای است که میتواند پروژه را با شکست مواجه کند و تیم ها را از هم بپاشاند. مدیران پروژه می بایست جهت مواجهه و مقابله موثر و مثبت با تغییرات تمهیدات ویژه ای را ببینند. تیم شما نخواهد توانست با تغییرات کنار بیاید اگر ببینند که مدیرش نیز نمیتواند در مقابله با تغییرات عکس العمل مناسبی از خود نشان دهد و خود نیز از کنار آمدن با تغییرات عاجز است.

اینکه بگویید خوب! برو مشکل رو حل کن و به کارت ادامه بده! به نظر خیلی واضح می آید، اما معمولا گفتن آن از انجام دادنش خیلی ساده تر است، چرا که همه افراد پروژه از پایین تا بالا، نا گزیر تحت تاثیر تغییرات قرار خواهند گرفت. حال سوال اینجاست، یک مدیر پروژه چگونه با تغییرات کنار می آید و به تیم خود نیز در این راستا کمک میکند؟

  • سوار موج کار پروژه باشید!

بهترین حالت برای مدیریت تغییرات وقتیست که همه برای آن آماده باشند. یعنی در واقع روی موج کار سوار باشند! درست است که گاهی اوقات معلوم نیست تغییرات از کجا در پروژه سر در می آورند، اما این گونه رویداد ها ندرتا اتفاق می افتند. احتمال اینکه قبل از وقوع یک تغییر، بالاخره یک نفر در جایی، از وقوع آن و دلایل وجود آن آگاه بوده باشد زیاد است.

trad-change management

رمز موفقیت برای مدیر پروژه این است قبل از وقوع تغییرات و به صورت فعال افرادی را جهت پایش ریسک و ایجاد ارتباط با ذی نفعان پروژه مسئول کند، اینگونه قبل از اینکه تیم در مقابل تغییر انجام شده قرار گیرد، در جریان امور و چگونگی این روند قرار خواهد گرفت. به علاوه با ارتباطات موثر با افراد درگیر در پروژه، می توان ریسک ها را شناسایی، پایش و پیگیری نمود و بدینوسیله میتوان افراد را در جریان تغییرات و موانع و مشکلات پیش پای آنها و برنامه هایی که در صورت وقوع وعدم وقوع هر یک از آنها اجرایی خواهند شد قرار داد.

  • روی تقاط مثبت تغییر تمرکز کنید!

وقتی تغییری اتفاق می افتد، اهمیت زیادی دارد که بر روی نقاط مثبت آن ها تمرکز کرده و از توجه بیش از حد به نقاط منفی بپرهیزیم. تغییری که بدون هیچ دلیلی اتفاق بیافتد وجود ندارد، مدیر پروژه می بایست به ریشه دلایلی که باعث به وجود آمدن این تغییرات شده پی برده و از وقوع مجدد آنها جلوگیری نماید. این به تیم هم برای درک بهتر تغییرات کمک خواهد نمود.

هیچ حسی بد تر از این نیست که تمام زمان و انرژی که برای انجام یک کار انجام داده اید را بدون نتیجه دور بریزید، خیلی از اوقات تغییرات همچین اثری بر روی کارهای پروژه دارند. دقیقا به همیل دلیل است که نیاز داریم دلیل اصلی و پشت یک تغییر را بیابیم، دلایلی مثل تغییر استراتژی سازمان، تغییر بیزینس و اهداف سازمانی، تغییر قوانین و مقررات موجود و …، این تغییرات ممکن است در یک نگاه دارای اثر منفی باشند ولی فراموش نکنیم مهم تر از همه این است که سازمان در نتیجه این تغییرات احتمالا بهتر از قبل به کار خود ادامه خواهد داد و جلوی ضرر های احتمالی گرفته خواهد شد…

  • نکات منفی یک تغییر را فراموش نکنید!

فراموش نکنیم که هر تغییری هم جنبه مثبت و هم جنبه منفی خواهد داشت، اگرچه  تمرکز برروی نقاط مثبت یک تغییر خوب است، اما نباید مدیر پروژه و تیم او نقاط منفی آن را فراموش کنند و یا در نظر نگیرند. چرا که گاهی یک تغییرمیتواند باعث از دست رفتن روحیه کاری کارکنان، انجام دورباره کاری و … شود.

مدیر پروژه شاید بتواند تا حدی تغییرات را تحت کنترل خود در بیاورد ( اگرچه احتمالا نمی تواند جلوی تغییرات را به صورت کامل گرفته و آنها را کنترل کند)، اما حتمی میتواند پاسخ دهی تیم پروژه به این رویداد را تسریع و اثر (منفی) آن را کاهش دهد. در واقع دقیقا همانطور که با مشکلات و ریسک ها برخورد میشود با تغییرات نیز باید رفتار نمود. باید آن را ارزیابی کنیم، گام هایی که برای اجرایی شدن آن لازم است را شناسایی کنیم، و تیم را برای مقابله با تغییرات احتمالی آماده و سپس آن را جاری کنیم.

  • حرکت به جلو را ادامه دهید!

در آخر مدیر پروژه و تیم او باید اطمینان حاصل کنند که همه در پروژه رو به جلو حرکت میکنند. تغییر اجتناب ناپذیر است و همه باید یاد بگیرند که با آن کنار بیایند حتی اگر در میانه راه یک پروژه اتفاق بیافتد. مدیر پروژه باید به تیم خود کمک کند تا بفهمند که یک تغییر آخر کار پروژه نیست، میتوان با محدوده و محتوای جدید، خواسته های جدید و تعهدات مالی یا زمانی جدید نیز کار را جلو برده و به سر انجام رساند. بهترین تیم ها آنهایی هستند که خود را برای تغییرات آماده کرده و همیشه رو به جلو حرکت می کنند.

گرداوری، ترجمه و نگارش

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

نظرات 1

  1. Pingback: 10 نکته برای تهیه برنامه زمانبندی قابل اتکا و صحیح - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *