جای پارک، تکنیکی برای ثبت افکار و ایده ها در جلسات

بابک گلپریان ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, متفرقه, مدیریت عمومی Leave a Comment

تکنیک جای پارک چیست ؟

تکنیک “جای پارک” در واقع تکنیکی کاربردی برای مواجهه موثر با خارج شدن بحث جلسات از موضوع اصلی می باشد، این تکنیک جهت بالا بردن بازده جلسات کاربرد دارد. مواردی که بعضا در جلسات مطرح میشوند و لزوما کم اهمیت هم نیستند، ولی به موضوع اصلی جلسه مرتبط نبوده و باعث منحرف شدن بحث می شوند.

موارد خارج از بحث دستور جلسه، همیشه در هر جلسه ای وجود خواهند داشت، مهم این است که  اهمیت مطرح شدن این موارد را به خوبی درک کنیم، سعی کنیم بدون آسیب رساندن به تمرکز جلسه آنها را به زمانی دیگر موکول کنیم بدون اینکه از دستشان بدهیم و فراموششان کنیم.

تکنیک “جای پارک (افکار)” شامل یادداشت موارد متفرقه از موضوع جلسه است، به طوری که مطمئن شویم آن موارد به فراموشی سپرده نخواهند شد و در آینده به سراغشان خواهیم رفت، بدون اینکه به موضوع جلسه فعلی خود لطمه ای وارد کنیم.

مرتبط با موضوع:  احساس تنهایی می کنید؟ یک جلسه ترتیب دهید!

در چه مواقعی از این تکنیک استفاده کنیم؟

در هر جلسه ای که موضوعات مهمی مطرح می شوند که با موضوع جلسه فعلی ارتباط مستقیمی ندارند.

نمونه استفاده از تکنیک جای پارک در جلسات

نمونه استفاده از تکنیک جای پارک در جلسات

چگونه از تکنیک جای پارک استفاده کنیم؟

پیش از شروع جلسه یک چارت با عنوان جای پارک بر روی دیوار نصب کنیم. ( بهتر است اندازه آن به قدری بزرگ باشد که نوشته های آن برای همه قابل خواندن باشد.)

جای پارک
چه چیزی (ایده) توسط چه کسی (مسئول) در چه زمانی (مهلت)
 بررسی سیستم های مدیریت پروژه موجود در بازار دفتر PMO  ارائه نتیجه تا جلسه آینده مورخ … 

 

  • اولین باری که میخواهیم از این تکنیک استفاده کنیم، باید هدف از اجرای این تکنیک را برای حاضرین جلسه شرح دهیم و نظر مثبت همگان را برای اجرای این تکنیک جلب کنیم.

برای مثال بگوییم: همانطور که بارها دیدیم ایده های خیلی خوبی در جلسات ما مطرح میشوند که گاهی باعث می گردند که جلسات ما طولانی تر گردند، موضوع جلسه به فراموشی سپرده شود یا به هدفی که از برگزاری جلسه داشتیم نرسیم. پیشنهاد میکنم مواردی که به ذهنمان میرسد و در جلسه بیان می شود را روی این جدول، بنویسیم تا بعدا بتوانیم به آنها رجوع کنیم بدون اینکه از موضوع جلسه منحرف شویم، نظر شما چیست؟

اگر موافقید هر گاه داشتیم از موضوع جلسه منحرف میشدیم به هم یاداوری کنیم و موضوع را روی جدول یادداشت کنیم؟

  • هرگاه در جلسه در حال بحث بر روی موضوعی مهمی هستیم که به موضوع اصلی جلسه ما ربطی ندارد، برای لحظه ای کوتاه جلسه را متوقف کنیم، خلاصه ای از بحث را با اجازه و موافقت گروه بر روی جدول “جای پارک” بنویسیم. نکته استفاده از این راه کار، به عنوان یادآوری مودبانه به اعضای گروه است که جلسه دارد از مدار خارج میگردد، اگر نسبت به  میزان اهمیت و یا ارتباط موضوع برای نوشتن آن روی جدول شک داریم، بهتر است آن را با گروه مطرح کنیم.
  • به عنوان اخرین کار در جلسه، به بررسی موارد یادداشت شده در جدول می پردازیم، به صورت گروهی تصمیم می گیریم که با موارد یادداشت شده چه کنیم؟ بعضی از موارد شاید نیاز بررسی بیشتر به عنوان دستور جلسه بعدی داشته باشند، بعضی باید توسط گروه دیگری بررسی و نتیجه اعلام گردد و برخی هم توسط شخص خاصی پیگیری و انجام شوند… گاهی هم موارد یادداشت شده اکنون دیگر اهمیتی برای پیگیری بیشتر ندارند و از دستور کار خارج خواهند شد.
  • توجه کنیم که در طول جلسه حتمی اینکه قرار است “چه کسی” “چه کاری/ایده ای” را در چه زمانی  انجام دهد را یادداشت کنیم، بد نیست نتیجه جدول را در نهایت در صورت جلسه بیاوریم تا مسئولیت انجام و تاریخ آنها را نیز صورت جلسه کنیم و به رسمیت بشناسیم.
  • سعی کنیم حتمی در انتهای جلسات به بررسی موارد یادداشت شده در جدول “جای پارک” بپردازیم و وقت کافی به این کار اختصاص دهیم. اگر این کار را نکنیم، اعتماد حاضرین جلسه را به مرور از دست خواهیم داد و کسی دیگر به مطرح کردن نظرات خود نخواهد پرداخت. چرا که امیدی به پیگیری و ثبت آنها نخواهد داشت…
  • خلاصه:

به طور کلی تکنیک جای پارک در واقع تعیین محلی برای پارک کردن افکار و ایده هاست برای اینکه بتوانیم هم از آنها بهترین استفاده را در آینده بکنیم و هم اینکه موضوع جلسه خود را از دست ندیم.

  1. یک جدول خوانا برای ثبت ایده ها درست کنیم و در دیوارد بچسبانیم.
  2. هرگاه دیدیم جلسه از مسیر خود منحرف شد، برای لحضه ای جلسه را متوقف کنیم، موضوع جدید مطرح شده را به طور مختصر با نظر جمع بر روی جدول بنویسیم.
  3. در انتهای جلسه به بررسی موارد مطرح شده و ایده ها بپردازیم و مسئول و زمان انجام هر یک را مشخص کنیم و آن را در صورت جلسه ثبت کنیم.

مرتبط با موضوع:  احساس تنهایی می کنید؟ یک جلسه ترتیب دهید!

سوابق کاری

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *