منشور پروژه به چه دردی می خورد؟

بابک گلپریان آزمون PMP, ابزار های مدیریتی, درس آموخته ها, مدیریت پروژه Leave a Comment

اینکه یک پروژه چطور به پایان برسد خیلی بستگی به آن دارد که چطور آغاز شده است. اگر درست مدیریت شود، منشور پروژه همانند یک قطب نما میتواند اعضای پروژه و تیم ها را به سوی اهداف مشترک سوق دهد و هر کجا که از مسیر خارج شدند، آنها را به سر خط راهنمایی کند و پروژه را قبل از ورود به ناشناخته ها و اتفاقات نجات دهد.
درباره چگونگی اجرای منشور پروژه و اینکه چه چیزهایی را در آن لحاظ کنیم، متخصصین پروژه دیدگاه های مختلفی را جهت آغاز مناسب یک پروژه به اشتراک می گذارند.
projectCharter

داشتن یک دید کلی

از آنجایی که منشور پروژه محتویات مهم و جامعی را شامل می شود، گاهی حذف کردن اطلاعات کم اهمیت و خلاصه کردن آن، ما را وسوسه میکند. اما این کار هدف اصلی این سند را خراب می کند. همیشه داشتن یک دید کلی و جامع بهتر است، می بایست دائما اهداف اصلی را به خاطر داشته باشیم. هرچه سند ما خلاصه تر و ساده تر باشد راحت تر به ذهن سپرده می شود و دقیق تر خوانده می شود.

اما سازمان هایی که از فقر روش ها، راهکار ها و اجرای استاندارد های مدیریت پروژه در خود رنج می برند برای خلاصه کردن و ساده سازی منشور پروژه خود دچار مشکلات بیشتری می شوند.
به گفته خانم وارگاس (Pattie Vargas, portfolio program manager for enterprise information systems at Autodesk) در کالیفرنیا، در سازمانهایی که خیلی فضای اعتماد وجود ندارد،  خیلی دیده میشه منشور پروژه پر طمطراقی تهیه کنند و این باور به مدیران پروژه القا بشه که برای پوشش دادن کار خود باید منشور پروژه خیلی مفصلی تهیه کنند.

درست برعکس، به پیشنهاد خانم وارگاس، منشور پروژه رو به دید بیانیه ماموریت نگاه کنیم (Mission Statement)، یک بیانیه ۱ صفحه ای که شامل: شرح کارهایی که باید انجام شود، چرا پروژه قرار است انجام شود و اینکه تیم چگونه مطمئن میشود پروژه را با موفقیت به پایان رسانده، می باشد. ” اگر نتوانیم بیانیه ماموریت خود را بیان کنیم، به آن اتکا نخواهیم کرد.” سادگی و اختصار در پروژه های چابک اهمیت دو چندانی پیدا میکند، درست وقتی که قصد ندارید کلی وقت صرف درگیر کردن تیم پروژه برای تولید مستندات مفصل و طولانی کنید.

درگیر نکردن ذی نفعان کلیدی به هنگام شکل گیری پروژه در واقع سر آغاز یک شکست  و ناکامی برای تیم پروژه است.

starting-line-Photo-by-kasahasa-freedigitalphotos

 از همان ابتدا مشارکت و همکاری کنید.

 خیلی از اوقات نقش ذی نفعان در تهیه منشور پروژه کم رنگ و بی اهمیت تلقی میشود. اما این یک اشتباه است، درگیر کردن ذی نفعان از همان ابتدا می تواند حس همکاری و سهیم بودن را به آنها القا کند که این خیلی به پیشگیری از مشکلات و سوء تفاهم های آینده و ایجاد درک مشترک از اهداف پروژه کمک خوهد کرد .
اگر همیشه سعی کنیم ورودی های اصلی در مورد محصول نهایی را از دیدگاه ذی نفعان در منشور پروژه لحاظ کنیم، آنگاه میتوانیم تعریف دقیق تر و جامع تری از اهداف و محدوده و محتوای پروژه و ریسک های آن ارائه دهیم، نقش ها را بهتر بشناسیم و برای فعالیت های کلی زمان و هزینه را تخمین بزنیم. اینکه بدانیم کدام موارد توجه بیشتری را به خود جلب می کنند و حساسیت ذی نفعان بیشتر روی چه مواردی است، کمک میکند که بدانیم چه چیز هایی به توجه بیشتری نیاز دارند و آنها را در منشور پروژه هم لحاظ کنیم. 

اطلاعات کسب و کار را نیز در آن لحاظ کنید.

همانطور که جزئیات بودجه و ریسک و .. در پروسه برنامه ریزی تکمیل می شود، منشور پروژه می بایست اطلاعات کسب و کاری از قبیل محدودیت زمان، هزینه کلی، مفروضات مالی موجود، و ریسک های احتمالی مرتبط را نیز در بر گیرد.
اطلاعات مالی و کسب و کاری از مهمترین ورودی های منشور پروژه می باشد، چرا که نشان میدهد اهداف مالی پروژه برای آنکه پروژه خود را موفق تلقی کنیم کدامند. ذی نفعان باید بدانند تصوری که از پروژه در برنامه کسب و کار خود داشتند، چگونه به معیار های مالی و شاخص های مرتبط در منشور پروژه ترجمه می گردد. طبیعتا تمامی این اهداف باید SMART باشند. یعنی قابل اندازه گیری، مشخص، واقع بینانه، قابل دست یابی و در زمان محدود.
به گفته خانم بارنس (Ms. Barendse) یک اشتباه رایج در هنگام نوشتن طرح های توجیهی و بیزنسی، تسریع فاز جمع آوری اطلاعات و داده هاست. گاهی اوقات جلساتی که در این خصوص برگزار میگردند محدود به ۱ ساعت می شوند! طبعا این زمان جهت درک نیازمندی های یک پروژه اصلا کافی نیست…
در هنگاه نوشتن منشور هر پروژه ای، بسیار حائز اهمیت است که از وجود تمامی کلیدی و متخصصین مربوطه اطمینان حاصل کنید و نقش آنها را در بازه زمانی مربوط پروژه برایشان پر رنگ و روشن سازید. چرا که در این صورت جلسات بر طرف کردن ابهامات و مشکلات کمتری خواهید داشت. هر چقدر همفکری و هم افزایی بیشتری در جلسه باشد، افراد اطلاعات بیشتری کسب خواهند نمود. یکی از ابزار های مفید برای این منظور استفاده از Mind Mapping Tool می باشد تا ورودی ها و مباحث و نتایج جلسه را به طور مناسب به هم پیوند داده و نتیجه ای شفاف و بی ابهام برای همه ایجاد کنیم…

بررسی و بازنگری کنید.

یک منشور پروژه ایده آل منشوریست که پس از آنکه تصویب شد، همواره به آن مراجعه کنیم تا بتوانیم تیم پروژه را در مسیر اهداف پروژه نگه داریم و از انحراف پروژه جلگیری کنیم.
بعد از گذشت چند ماه از پروژه های پیچیده و بزرگ، خیلی راحت میشود از مسیری که ذی نفعان کلیدی در نظر داشتند و برنامه ها و اهداف اصلی منحرف شد… ایجاد یک منشور پروژه شفاف و کامل، به افراد درگیر در پروژه کمک می کند تا به تصویری مشترک از پروژه دستیابند تا همه اعضا و تیم های درگیر در پروژه مسیری واضح و شفاف را تا انتهای پروژه را دنبال کنند.

charter1 

Golparian

  بابک گلپریان

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *