چگونگی گزارش دهی به مدیر ارشد

بابک گلپریان درس آموخته ها, مدیریت عمومی, مدیریت پروژه Leave a Comment

گاهی اوقات در طول یک پروژه، شما می بایست وضعیت پروژه را به اطلاع مدیر ارشد مجموعه خود برسانید. طبیعتا این پروسه با گزارشات معمولی که به  حتی به مشتری یا سایر مدیران  و ذی نفعان واعضای پروژه میدهید متفاوت خواهد بود.

گزارشی که به مدیریت میدهید طبیعتا می بایت به صورت رسمی تر و با جزئیات کمتری ارائه گردد. در اینجا دیگر دقدقه شما جزئیات کار نخواهد بود بلکه مسائلی از قبیل اینکه: “آیا پروژه سر وقت تمام میشود؟ و آیا بودجه در نظر گرفته شده برای پروژه کفایت خواهد کرد؟” ذهن شما را درگیر خواهد نمود.

هر مشکلی که در سر راه محدودیت ها و مفروضات و رسیدن به نیاز های اولیه پروژه بوجود آمده، موضوع اصلی گزارش خواهد بود.

اگر چه ممکن است سازمان شما از شما گزارش پیشرفت کار پروژه را نخواهد، بد نیست که همچین رویکردی را در سازمان جا بیاندازیم، خصوصا برای پروژه های طولانی مدت و مهم که از لحاظ منابع و هزینه ای سازمان را درگیر خود میکنند. به علاوه اگر شما روی پروژه مهمی در سازمان کار میکنیدمدیران ارشد قطعا نسبت به شرایط و نقاط کلیدی پروژه از شما اطلاعات خواهند خواست و در جریان اتفاقات مهم پروژه قرار خواهند گرفت. آیا بهتر نیست بجای غافلگیر شدن سعی کنیم اطلاعات را به صورت دوره ای و رسمی در اختیار مدیران ارشد بگزاریم؟ برای یک چنین گزارشاتی برنامه زمان بندی و بودجه از اهمیت فوق العاده ای برخوردارند، همانطور نشان دادن برنامه شما برای جبران  یا  چگونگی رسیدن به اهداف اصلی پروژه بسیار موثر خواهد بود.

اگر سازمان از شما انتظار دریافت گزارشات پیشرفت را ندارد، بهتر است به صورت نوشتاری آن را تهیه و مستند کنید، حتی اگر قرار است آن را به صورت شفاهی و یا الکترونیکی ارائه و تحویل دهید. برای خودتان قانونی شخصی وضع کنید و همیشه خلاصه ای از گزارشی که میخواهید ارائه دهید به صورت مکتوب تهیه کنید و داشته باشید.

گزارش-مدیریتی

محتوای گزارش شما چه باید باشد؟ چقدر طولانی و یا چقدر خلاصه؟

گزارشات مدیریتی تنها باید حاوی اطلاعاتی باشد که در وضعیت موجود و حال پروژه در حال وقوع هستند ( مثلا نیازی به اشاره جزئیات تاخیرات و مشکلاتی که حل شده اند نیست)،  بهتر است گزارش خود را محدود به موارد ذیل بکنیم:

  1. شرح بسیار مختصری از پروژه و مهلت پایان آن
  2. شرایط مالی و زمان بندی در لحظه گزارش گیری از پروژه
  3. توضیح داشتن برای اختلافات مالی و زمانی پیش آمده و ارائه راهکار
  4. انتظار شما از رویداد ها و وضعیت آینده نزدیک و مقایسه رویداد های احتمالی با مهلت رخدادشان

موارد مالی و زمانبندی در نهایت میتوانند در یک صفحه خلاصه شوند و یا به صورت لیستی مختصر و کوتاه از موارد به همراه توضیحات و راهکار در کنار هم قرار گیرند. مثلا فقط انحرافات محسوس و قابل ملاحضه را به همراه دلیل آنها ارائه دهید و یا نمای از سطح بالای گانت چارت (Gannt chart) پروژه خود ارائه دهید. که به خوبی میتواند اوضای پروژه را نشان دهد.
از لحاظ کردن نکات و پیشنهاد های غیر عملی بپرهیزید، اشاره به مشکلات بدون ارائه راهکار هیچ کمکی به وضع نخواهد کرد.
نکته اساسی که می بایست به آن توجه کنید این است که اگر از قول هایی که دادید انحراف دارید لزوما یک خرابی به بار نیامده، اشاره به آنها خیلی وقت ها بهتر از سرپوش گزاشتن روی آنهاست ( در واقع خیلی از اوقات تاخیرات برای مدیریت امری ملموس و قابل درک هستند) مشکل وقتی است که تنوانیم علل تاخیرات را تشخیص و راهکار مناسب برای آنها ارائه دهیم. گزارش شما باید به کاملترین صورت ممکن بوده و دقیق ترین و صحیح ترین اطاعات را در بر بگیرد. حتی اگر حاوی خبر های بد برای مدیریت باشد!

 

ترجمه و نگارش

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *