Microsoft Project

پروسه کار با Microsoft project

بابک گلپریان ابزار های مدیریتی, مدیریت پروژه 1 Comment

نرم افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project) یا MS Project به جرات یکی از محبوب ترین ابزار های در دسترس مدیران پروژه، جهت کمک در ایجاد برنامه زمان بندی، مدیریت منابع، پیگیری پیشرفت فعالیت ها، مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل آنها می باشد.

این نرم افزار کاربردی (MSP) علاوه بر امکان استفاده در پروژه های پیچیده و حجم بالا، قابل استفاده جهت برنامه ریزی کارها و برنامه های شخصی نیز می باشد و به دلیل سهولت کاربرد، میتوان آن را یکی از موثر ترین ابزار های کمکی جهت برنامه ریزی و کنترل پیشرفت کارهای مورد نظر در نظر گرفت.

البته یک اشتباه رایج عموما بست یک نرم افزار به ابزاری تمام عیار جهت کنترل پروژه می باشد. فراموش نکنیم که این نرم افزار ها قادر به “کنترل پروژه” به مفهوم واقعی و کامل کنترل در مدیریت پروژه نمی باشند و فقط ابزاری کمکی هستند در اختیار مدیران و تیم پروژه قرار میگیرند تا آنها بتوانند نظارتی بهتر و دقیق تر با کمک این ابزار (Microsoft Project) بر روی پروژه داشته باشند.

فراموش نکنیم که کنترل پروژه و مدیریت آن دو واژه جدا ناشدنی می باشند که نیازمند مدیریت و نظارت و کنترل تمامی حوزه های پروژه به صورت یکپارچه می باشند. در واقع مدیریت زمان و هزینه و منابع تنها بخشی از مواردی هستند که برای کنترل و مدیریت پروژه باید مورد توجه قرار گیرند.

در اینجا به ترتیب پیشنهادی ورود داده های جدید برای یک پروژه در یک فایل جدید (New Project) اشاره می کنیم:

لازم به ذکر است که داشتن ساختار شکست کار (WBS) و نحوه جمع آوری اطلاعات و خواسته ها و نیازهای پروژه و ذی نفعان آن در اینجا مورد بحث نیست، فرض بر این است که تا این مرحله اقدامات لازم به درستی انجام شده، محدودیت ها و مفروضات را شناسایی کرده ایم و با وجود اطلاعات کاملی از پروژه حال میخواهیم اطلاعات حاصله را در نرم افزار Microsoft Project وارد کنیم.

  • پروسه ورود اطلاعات به ترتیب برای شروع پروژه در نرم افزار ماکروسافت پروجکت (Microsoft Project):

  1. تنظیم و ثبت تقویم پروژه
  2. وارد کردن اطلاعات پروژه از قبیل تاریخ شروع و …
  3. وارد کردن لیست فعالیت ها و نوع فعالیت ها
  4. ثبت زمان فعالیت ها (Duration)
  5. مرتب کردن فاز ها و سطح بندی فعالیت های پروژه
  6. اضافه کردن ارتباطات بین فعالیت ها
  7. لحاظ نمودن قیود خاص و محدودیت ها در صورت وجود
  8. ثبت نقاط کلیدی Milestones در پروژه
  9. ساختن منابع و دادن اطلاعات مربوط به هزینه و تقویم اختصاصی (در صورت نیاز) به آنها
  10. تخصیص منابع به فعالیت ها
  11. تسطیح منابع
  12. تصمیم گیری در مورد زمان و هزینه پروژه و بررسی و تطبیق شرایط با مفروضات و محدودیت ها
  13. ایجاد تغییرات در پروژه تا رسیدن به بالانس زمان و هزینه مطلوب ( با در نظر گرفتن شرایط)
  14. ثبت Baseline (خط مبنا) برای پروژه

در آینده به بررسی روش ساده انجام هر یک از مراحل فوق در نرم افزار ماکروسافت پروجکت (Microsoft project) خواهیم پرداخت.

گرداوری و نگارش

بابک گلپریان

زمینه فعالیت من مشاوره و آموزش تخصصی در زمینه مدیریت پروژه هاست، دوره های آمادگی جهت کسب PMP، مشاوره طراحی، بهبود و پیاده سازی سیستم هایی برای مدیریت هر چه بهتر پروژه ها, به طور کلی مشاوره مدیریتی از آنالیز و توجیه اقتصادی کسب و کار تا برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه های سازمان ها.

نظرات 1

  1. Pingback: 10 نکته برای تهیه برنامه زمانبندی قابل اتکا و صحیح - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *