چگونه ازصحت WBS اطمینان حاصل کنیم؟

بابک گلپریان آزمون PMP, ابزار های مدیریتی, مدیریت پروژه 10 نظرات

  • آیا به طور مداوم نقاط عطف پروژه شما جابجا می گردند؟
  • آیا هزینه های واقعی پروژه با برنامه هزینه ها مغایر اند؟
  • آیا محدوده و محتوای پروژه دائما در حال تغییر است؟
  • آیا تصویر مشخصی از آینده پروژه در دست نیست؟
  • آیا اعضای تیم در مورد مسئولیت های خود سردرگم اند؟
  • آیا بعضی از کار های برنامه ریزی شده ولی انجام نمی شوند؟

عیب یابی ساختار شکست کار (WBS : Work Break down structure) با پاسخ دادن به سوالات بالا قابل انجام است. اگر میبینید یک چنین اتفاقاتی در پروژه شما صورت میگیرد باید از وجود مشکل در ساختار شکست خود (نیز!) مطمئن باشید.

تعریف های زیادی در خصوص WBS یا همان ساختار شکست کار موجود است. به گفته استاندارد PMBOK (پم باک) :

WBS (Work Breakdown Structure):

A hierarchical decomposition of the total scope of work to be carried out by the project team to accomplish the project objectives and create the required deliverables.

ساختار شکست کار (WBS):

ساختار (سلسله مراتبی، شبکه‌ای یا درختی) خرد شده (تجزیه به اجزای کوچکتر) محدوده و محتوای مجموع تمامی کارهای پروژه است که قرار است توسط تیم پروژه انجام شود تا پروژه به اهداف خود برسد و اقلام قابل تحویل مورد نظر را ایجاد کند. (چرا WBS ؟)

WBS ابزاری برای مشخص‌کردن و طبقه‌بندی کردن اجزای کاری می‌باشد بصورتی که کمک به سامان‌دادن و مشخص‌کردن محدوده و محتوای پروژه می‌کند. ساختار شکست کار را می‌توان یک ساختار شبکه‌ای یا درختی به صورت گرافیکی برای نشان دادن کل محدوده و محتوای پروژه تعریف نمود. به عبارتی «نمای گرافیکی تمامی کارهایی که باید در پروژه انجام شود» تا پروژه به اهداف خود برسد…

Scope-2

به طور متوسط حدود ۱۰% از هزینه های پروژه صرف انجام فعالیت های مدیریت پروژه میگردد! اگر شما برای تهیه گزارشات، برنامه ها و جلسات و … سایر فعالیت های مدیریت پروژه زمان و هزینه متناسب را در WBS  و به طور کلی برنامه پروژه خود پیش بینی نکنید دچار مشکل خواهید شد!

WBS Checklist

در اینجا به کمک لیستی از سوالات سعی میکنیم از صحت WBS خود اطمینان حاصل کنیم:

به سوالات زیر برای برای پایین ترین سطح WBS (فعالیت ها) پاسخ دهید در ایده آل ترین حالت جوابهای شما باید در قسمت خالی قرار گیرند:

ردیف شرح بله خیر
۱ آیا بیش از یک شخص/گروه/ منبع، مسئول انجام بسته های کاری شما می باشد؟ X
۲ آیا بسته های کاری شما بیش از یک محصول را پوشش میدهد؟ X
۳ آیا در حین انجام کار گپ( فاصله های زمانی) چشمگیری بین انجام بسته های کاری اتفاق می افتد؟ X
۴ آیا بسته های کاری شما نیاز به  منابع متغییری در طول انجام کارش دارد؟ X
۵ آیا نیاز/قابلیت به کنترل زمان و هزینه در جزء یا قسمت خاصی از بسته های کاری وجود دارد؟ X
۶ آیا ریز کردن و روشن شدن جزئیات بیشتر بسته های کاری از ریسک آن می کاهدو به کنترل ریسک کمک می کند؟ X
۷ آیا شخص کلیدی(زینفع) در پروژه وجود دارد که تنها به بخش خاصی از بسته های کاری توجه نشان دهد؟ X
۸ آیا میتوانید با دقت و صحت هزینه و زمان انجام بسته های کاری را تخمین بزنید؟ X
۹ آیا بسته های کاری به طور واضح (قابل درک) و مشخصی(خاص) تعریف شده است؟ X
۱۰ آیا قادر به محاسبه دقیق و صحیح پیشرفت کار بسته های کاری هستید؟ X
۱۱ آیا میتوانید درستی و دقیق مشخص کنید بسته های کاری شما کی به پایان میرسد؟ X
۱۲ آیا بسته های کاری برای عناصر کلیدی و زینفعان قابل درک و واضح است؟ X
۱۳ آیا امکان تشخیص پیش نیازهای انجام بسته های کاری وجود دارد؟ X
۱۴ آیا امکان تشخیص پس نیازهای انجام بسته های کاری وجود دارد؟ X
به سوالات زیر برای کل WBS “به صورت یک مجموعه کلی”، پاسخ دهید
۱۵ آیا تمامی محصولات و اهداف پروژه در WBS لحاظ شده اند؟ X
۱۶ آیا اطلاعات و جزئیات کافی جهت کنترل پروژه وجود دارد؟ X
۱۷ آیا بسته های کاری های مدیریت پروژه را در WBS  لحاظ کرده اید؟ X
۱۸ آیا هر زیر مجموعه بسته های کاری جزئیات بسته های کاری مادر را بیان میکند؟ X
۱۹ آیا WBS نهایی را با زینفعان و افراد کلیدی پروژه در بررسی کرده و تاییدشان را گرفته اید؟ X
۲۰ آیا در جزئیات آنقدر ریز شده اید که کنترل داده ها و اطلاعات پروژه را از دست داده اید؟ X
۲۱ آیا مواردی در WBS شما هست که به پروژه شما اختصاص ندارد و جزو کار آن نیست؟ X
۲۲ آیا از صحت پیشنیاز ها و پس نیاز های بسته های کاری های پروژه به طور کلی اطمینان دارید؟ X

Golparian

  بابک گلپریان

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

نظرات 10

  1. منصور محمدی

    با سلام
    اینجانب با 17 سال سابقه در بخش برنامه ریزی تعمیرات و برنامه ریزی و کنترل پروژه و کار کردن در چندین مجتمع پتروشیمی و پالایشگاههای گازی فاز 1 تا 10 عسلویه مشتاقم با این گروه فعالیت داشته باشم . فعلا” در پتروشیمی با بخش های پیمانکار تعمیرات با سمت رئیس برنامه ریزی تعمیرات مشغول بکار می باشم . کار روتین و ملال آور است . هیجان در کار پروزه ای بیشتر است تا در تعمیرات که راکد و ساکن ات . بقولی آب که یک جا بماند می گندد .

    1. Post
      Author
      Golparian

      باعث افتخاره،
      لطفا اگر اطلاعات بیشتری ممکنه یا رزومه شخصیتون رو ارسال بفرمایید،
      متاسفانه چند وقتیست که پروژه ها نیز بنا به شرایط راکد مانده اند، ولی خوب امید داریم همگی که این شرایط در حال گذار است 🙂

    1. Post
      Author
  2. Pingback: رویکرد خردکردن WBS - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

  3. Pingback: چرا WBS ؟ - نقطه عطفی در مدیریت پروژه

  4. مهسا رهبری منش

    اینجانب کارشناس برنامه ریزی با 6 سال سابقه کار مرتبط هستم و تمایل به عضویت در این گروه و کسب تجربه و اطلاعات کنم .
    متشکرم

    1. Post
      Author
  5. Post
    Author

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *